El reto
Un equipo de vendedores en campo registraba cada venta llenando formularios y subiendo manualmente identificaciones, comprobantes y evidencia fotográfica a distintas carpetas — un proceso lento, con alta probabilidad de errores de captura y de documentos mal organizados.
La solución
Se construyó un asistente de WhatsApp que reemplaza por completo el formulario: el vendedor simplemente escribe o dicta los datos del cliente, y el bot:
- →Arma un borrador de la venta con los datos recibidos.
- →Se lo confirma al vendedor antes de guardar nada como definitivo (modelo borrador → confirmación → registro final, para nunca capturar una venta sin validación).
- →Solicita, uno por uno, los documentos necesarios (identificación, comprobante, evidencia de venta).
- →Organiza automáticamente cada documento en una carpeta por cliente en la nube, creando la estructura de carpetas si no existe.
- →Permite corregir datos o cancelar la venta en cualquier momento de la conversación.
Toda la conversación queda persistida en base de datos como una máquina de estados: si el vendedor se tarda en responder o cierra la conversación, al volver a escribir el bot continúa exactamente donde se había quedado.
Una mejora reciente agrega una verificación de identidad ligera: la primera vez que un número escribe, se le pide su nombre completo una sola vez —con un mensaje que explica que es parte de la mejora continua del servicio— y ese dato queda guardado permanentemente, sin volver a preguntarlo.
Resultados
El equipo de campo registra una venta completa —datos y documentos— sin salir de WhatsApp y sin usar ningún formulario externo, con cada venta respaldada por un borrador confirmado explícitamente antes de quedar como definitiva.