El reto
Una empresa con una flotilla de vehículos recibía facturas de mantenimiento por correo electrónico y procesaba cada una manualmente: identificar el vehículo, clasificar el tipo de servicio, generar el reporte correspondiente, archivar la evidencia y actualizar el calendario de mantenimiento a mano — un proceso lento y propenso a errores humanos.
La solución
Se construyó un pipeline que corre de punta a punta sin intervención humana:
- →Un disparador vigila la bandeja de correo y detecta facturas nuevas.
- →Se extraen los adjuntos (PDF y XML de factura electrónica).
- →El XML se procesa para obtener montos, fechas y folio fiscal.
- →Un motor de reglas intenta identificar el vehículo contra un catálogo interno; si no encuentra coincidencia clara, un modelo de lenguaje (Claude) analiza el PDF y el contexto del correo para extraer los datos faltantes.
- →Se clasifica el servicio como preventivo o correctivo.
- →Se genera el reporte de mantenimiento y se archiva junto con la factura como evidencia documental en la nube.
- →Se actualiza automáticamente el calendario de mantenimiento, marcando la semana/vehículo correspondiente como completado.
- →Se notifica por WhatsApp a la persona responsable de que el proceso quedó completo.
Resultados
Un proceso que antes requería revisión manual de cada factura y actualización manual de hojas de cálculo ahora corre de forma automática de principio a fin, con la IA interviniendo solo cuando las reglas de negocio no bastan.